メール設定方法や送信方法などメールに関連する操作について説明します。

メール送信方法については2種類(手動と自動)の方法があります。

手動・・・各一覧画面の業務メニュー【業務処理】>【メール送信】から行うことができます。

自動・・・各一覧画面の伝票にあるワークフローから対象の操作をすることでメールも自動送信することができます。

※例えば、見積書の場合はワークフローの【見積提示】ボタンをクリックするとメールも自動で送信されます。

※メールの送信先は取引先マスタの取引先種別が得意先、仕入先の基本情報タブ内にある担当者メールに入力されたアドレス宛に送信されます。

※上記担当者メールの項目が空欄の場合、メール送信がされません。

1)メールの設定とタイトルと本文の変更

2)手動で各種帳票(見積書、納品書、請求書、発注書など)のメール送信

3)自動で各種帳票(見積書、納品書、請求書、発注書など)のメール送信

1)メールの設定とタイトルと本文の変更

メールは初期の状態だと文章等の変更ができません。

ご利用いただく際はユーザーに合わせたタイトルや文章に設定していただく必要があります。

設定にはメールタイトルと本文の他にメールの手動送信設定と自動送信設定の2種類があります。

■メールタイトルと本文の設定

例:見積書のメールタイトルと本文の設定をする場合

1.上部メニューのギアアイコン(⚙印)>システム設定>帳票テンプレートをクリック。

2.帳票名が【見積書】となっているものを選択して業務メニュー【複製】をクリック。

3.帳票名を変更して【メール設定】のタブをクリック。

※帳票名を複製したままの見積書にした場合、既存のものと複製したものの判別がしづらいため、

 別の帳票名を入力することをおすすめします。(例:お見積書)

※帳票名はメールで送信される際の添付ファイル名として使用されますので、取引先にも分かりやすい名称をお勧めいたします。

4.送信区分は【一覧メニュー】または【ワークフロー】にチェック入れて、タイトルとメール文面の編集を行います。

※送信区分の意味としては一覧メニュー(手動メール送信)ワークフロー(自動メール送信)となります

※ワークフローから操作すると自動でメール送信がされる為、誤送信が心配な場合は一覧メニュー(手動メール送信)にしてください。

5.【更新する】をクリック。

6.入力した情報に間違いがなければ【公開】ボタンをクリック。

※見積書以外の各種帳票も同様の操作でメールの設定ができます。

※送信区分を【ワークフロー】にした場合、追加の設定が必要となりますので、以下■自動メール送信設定についてをご覧ください。

■手動メール送信設定について

上記のメール設定で送信区分を【一覧メニュー】にした場合、

各一覧画面の業務メニューにメール送信のボタンが追加されます。

こちらの設定がされていない場合は、業務メニューにメール送信のボタンが無くなります。

他に設定をする必要はなく、各一覧からメール送信ができるようになります。

■自動メール送信設定について

上記のメール設定で送信区分を【ワークフロー】にした場合、

ワークフローの操作で自動メール送信がされるようになりますが、追加の設定が必要となります。

例:見積書のワークフロー【見積提示】ボタンを押すとメール送信するようにする場合

1.上部メニューのギアアイコン(⚙印)>システム設定>ワークフローアクションをクリック。

2.アクション名が【見積提示】となっているものを選択して業務メニュー【編集】をクリック。

3.基本情報の中にある【メール送信帳票】を上記の設定で追加したものを選択(例だとお見積書)

4.【更新する】をクリック。

※見積書以外の各種帳票も同様の操作で自動メール送信設定ができます。

2)手動で各種帳票(見積書、納品書、請求書、発注書など)のメール送信

手動メール送信は、各一覧画面の業務メニュー【業務処理】>【メール送信】から行うことができます。

※システム設定の帳票テンプレートにある対象の帳票が、メール設定の送信区分【一覧メニュー】になっている必要があります。

例:見積書をメール送信する場合

1.受注一覧にある伝票でメール送信したいものにチェックを入れます。

2.業務メニュー【メール送信】>【お見積書】をクリック。

※ここでは【お見積書】となっていますが、■メールタイトルと本文の設定で設定した帳票名になります。

3.表示された子画面でOKをクリック。

4.処理結果のシステムログID(リンク)が表示されるのでクリック。

5.【システムログ】に手順3の処理結果が表示される。

※見積書以外の各種帳票も同様の操作でメール送信ができます。

3)自動で各種帳票(見積書、納品書、請求書、発注書など)のメール送信

自動メール送信は、各一覧画面のワークフローに紐づけして自動でメール送信することができます。

※システム設定の帳票テンプレートにある対象の帳票が、メール設定の送信区分【ワークフロー】になっていることと、

 自動メール送信設定をしている必要があります。

例:見積書をメール送信する場合

1.受注一覧にある対象の伝票のワークフロー【見積提示】ボタンをクリック。

2.表示された子画面でOKをクリック。

上記操作でメールが自動で送信されます。

※見積書以外の各種帳票も同様の操作でメール送信ができます。

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