見積書、納品書、請求書、発注書などの各種帳票をメールで送信したい場合は、以下の手順を行ってください。
◆ 帳票メールを送信する（手動送信）
受注一覧、出荷一覧、請求一覧、発注一覧などの画面で、帳票メールを送信したい伝票を選択し、上部メニュー内の【メール送信】をクリックして、送信したい帳票を選択する。
メール内容確認画面が表示されるので、必要な場合はメールアドレス・メールタイトル・メール本文を編集し、【次へ】をクリックする。
【OK】をクリックして送信を確定・実行する。
※正しく送信されているか確認したい場合は、表示された【システムログID】のリンクをクリックしてください。
◇ 帳票メールの一括送信
メール送信時に伝票を複数選択すると、選択したすべての伝票の取引先に対して一括で帳票メール送信を行うことができます。
この機能を活用すれば、見積書や請求書などを一括で取引先にメールで送信することができます。
※自動メール送信を行いたい場合は後述の②の設定後、「ワークフロー進行時に帳票を自動でメール送信する方法」をご覧ください。
以下の設定を行うことで、毎回メールアドレス・タイトル・本文を編集することなく帳票メール送信ができるようになります。
①取引先のメールアドレスを設定する
■メール内容確認画面で設定する場合
各伝票一覧(受注一覧など)で、上部メニューの「メール送信」→「帳票」(見積書など)をクリックします。
メール内容確認画面で、【取引先】のリンクをクリックします。
取引先マスタ編集画面が表示されるので、【確定取消】を行い、【担当者メール】を編集します。
※複数のメールアドレスに送信したい場合は、カンマ（,）区切りで入力してください。
【確定】をクリックし、閉じる(F12)をクリックする。
「マスタの情報をメール内容に反映しますか？」で【はい】をクリックすると、メールアドレスが即座に反映されます。
※注意：事前にメール内容を編集していた場合、内容もリセットされます。
※【いいえ】をクリックすると、取引先の情報は更新されますが、メール内容には反映されません。
■事前に設定する場合
【取引先一覧】をクリック、メールアドレスを設定したい取引先を選択する。
※確定されている場合は3の作業前に【確定取消】を行ってください。上部メニューの【編集(F1)】をクリックする。新規作成時は【新規(F2)】をクリックする。
表示された編集画面の【担当者メール】にメールアドレスを入力し、更新/追加をする。
※複数のメールアドレスに送信したい場合は、カンマ（,）区切りで入力してください。
②メールタイトルと本文のデフォルト値の設定
■メール内容確認画面で帳票のデフォルト値を変更する場合
各伝票一覧(受注一覧など)で、上部メニューの「メール送信」→「帳票」(見積書など)をクリックします。
メール内容確認画面で、【帳票名】(見積書など)のリンクをクリックします。
帳票テンプレート編集画面が表示されるので、【公開取消】を行い、【メール設定タブ】内の【タイトル】、【メール文面】を編集します。
【公開】をクリックし、閉じる(F12)をクリックすると、タイトル・本文が即座に反映されます。
■帳票テンプレートマスタで事前に見積書(例)のメールタイトルと本文を変更をする場合
【帳票テンプレート】をクリックし、帳票テンプレート一覧画面を表示する。
帳票名が【見積書】となっているものを選択して上部のメニューの【複製】をクリックする。（【公開取消】して【編集(F1)】することも可能です。）
※特にこだわりがない場合は、新規作成ではなく複製や編集をお勧めいたします。
※見つかりづらい場合は、検索条件より帳票名に見積書と入力して検索を行ってください。編集画面が出るので、【帳票名】を変更する。
※複製した場合既存のものと判別がしづらいため、別の帳票名を入力してください。（例：株式会社〇〇御中御見積書）
※メールで送信される際の添付ファイル名は「帳票名_伝票番号」となり帳票名が使用されますので、取引先にも分かりやすい名称をお勧めいたします。【メール設定タブ】内の【メール送信許可】に✔チェックを入れます。
【タイトル】と【メール文面】の編集を行います。
（取引先名など、自動で出力できるものがあります。下の表をご参照ください。）【更新する】をクリックする。
入力した情報に間違いがないか確認し、【公開】ボタンをクリックする。
※ワークフロー進行時に自動でメールを送信したい場合、取引先のメールアドレスなど、追加の設定が必要となります。詳しくは「ワークフロー進行時に帳票を自動でメール送信する方法」をご覧ください。
□メールのタイトルと本文には送信対象の伝票情報を表示することができます。
以下のプレースホルダを使用することで、メールのタイトルや本文に伝票の情報を記載することができます。
これにより、タイトルに伝票番号を表示したり、メール本文の文頭に送信先の担当者を表示することができます。
プレースホルダ | 表示される内容 |
%company% | 伝票に設定された取引先の【名称】が表示されます。 |
%section% | 伝票に設定された取引先の【担当部署名】が表示されます。 |
%name% | 伝票に設定された取引先の【担当者】が表示されます。 |
%honorificTitle% | 伝票に設定された取引先の【敬称】が表示されます。 |
%mail% | 伝票に設定された取引先の【担当者メール】が表示されます。 |
%voucherNo% | 送信対象の伝票番号（受注番号、請求書番号 など）が表示されます。 |
%own_company% | 伝票に設定された部門の【会社名称】が表示されます。 |
%own_segment% | 伝票に設定された部門の【名称】が表示されます。 |
③メールの送信元設定
取引先へ帳票などのメールを送信する際の、送信元のメールアドレスを変更することができます。
（初期状態では support@s-flow.net から送信されます。）
【テナント設定】をクリックし、画面下部の【メールサーバー設定】をクリックする。
子画面の【メール送信区分】で"ユーザードメイン(office365)"または"ユーザードメイン(その他)"を選択し、【次へ】をクリックする。
必要事項を入力し、画面下部の【次へ】をクリックする。
【OK】ボタンをクリックします。
※送信テストで失敗する場合
【SMTPポート】の設定値：465 で送信できない場合は 587 をお試しください。
SMTPサーバーの設定：SMTPサーバーがファイアウォールの内側にある場合、54.92.111.102からのインバウンドトラフィックを許可してください。（サーバーの設定方法はサーバーの管理者にお問い合わせください。）
④メールのCC設定
取引先へ帳票などのメールを送信する際に、CCに追加するメールアドレスを設定することができます。これにより、取引先へ送信したメールの共有が可能です。
【テナント設定】をクリックし、画面下部の【編集する(F9)】をクリックする。
基本設定タブの【メール送信設定】内の【CCアドレス】にメール送信時にCCとして設定するアドレスを追加し、画面下部の【更新する(F9)】をクリックする。
※複数のアドレスを追加する場合は、カンマ（,）区切りで入力してください。
⑤一覧メニューの「メール送信」ボタンの表示/非表示の設定
承認フローを通してからでないとメール送信を許可したくないなどの場合、テナント設定で一覧メニュー上の「メール送信」ボタンを非表示にすることができます。
【テナント設定】をクリックし、画面下部の【編集する(F9)】をクリックする。
基本設定タブの【メール送信設定】内の【帳票メール送信方法】から✔チェックを外し、画面下部の【更新する(F9)】をクリックする。（「一覧メニューでメール送信不可」という表示に変わります。）
※この設定を行うと、見積提示や発注確定などのワークフロー進行時にしか帳票メール送信を行うことができなくなります。
どのワークフローアクションでメール送信を行うかは自由に設定可能です。初期設定では、見積提示・出荷確定・請求締処理・発注確定の4つのワークフローアクションでメール送信が可能になっています。
詳しくは「ワークフロー進行時に帳票を自動でメール送信する方法」をご覧ください。