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FAQ (マスタ・システム設定)
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ワークフロー進行時に帳票を自動でメール送信する方法
ワークフロー進行時に帳票を自動でメール送信する方法
対応者:サポートデスク 井出
一週間前以上前にアップデートされました

事前に「帳票をメールで送信する方法と事前設定」の②-5の【メール送信許可】で✔チェックを入れた帳票(見積書、納品書、請求書、発注書、入荷確認票など)は、以下の追加設定を行うことでワークフロー進行時に自動でメール送信されるように設定できます。

※初期設定では、見積提示・出荷確定・請求締処理・発注確定の4つのワークフローアクションでメール送信が可能になっています。

①取引先のメールアドレスを設定する

  1. 右上の【歯車マーク⚙】をクリックし、【マスタ設定】をクリックする。

  2. 左サイドバーの【取引先一覧】で、メールアドレスを設定したい取引先を選択する。
    確定されている場合は【確定取消】を行う。

  3. 上部メニューの【編集(F1)】をクリックする。新規作成時は【新規(F2)】をクリックする。

  4. 表示された編集画面の【担当者メール】にメールアドレスを入力し、更新/追加をする。
    ※複数のメールアドレスに送信したい場合は、カンマ(,)区切りで入力してください。

②ワークフローアクションの設定を変更する

例:ワークフロー【入荷確定】ボタンを押すと【入荷確認票】をメールで送信するようにする場合

  1. 右上の【歯車マーク⚙】をクリックし、【システム設定】をクリックする。

  2. 左サイドバーの【ワークフローアクション】をクリックし、ワークフローアクション一覧画面を表示する。

  3. アクション名が【入荷確定】となっているものを選択し、上部メニューの【編集(F1)】をクリックする。

  4. 編集画面内の【帳票メール送信】に✔チェックを入れます。

  5. 『任意』:【送信する帳票】欄に、事前に設定した帳票を選択すると、ワークフロー進行時のメール送信のデフォルトがONになり、設定した帳票が選択された状態になります。
    ※帳票の事前設定は「帳票をメールで送信する方法と事前設定」の②をご覧の上、【メール送信許可】に✔チェックを入れてください。

  6. 【更新する(F9)】をクリックする。

※見積書以外の各種帳票も同様の操作で自動メール送信設定ができます。

③ワークフロー進行時に、自動帳票メール送信機能を使う

例:見積書を自動でメール送信する場合

  1. 受注一覧画面を開き、メールアドレスを設定した取引先に対する伝票を選択する。

  2. ワークフロー欄の【見積提示】ボタンをクリック。

  3. 確認画面で【帳票を送信する】にチェック✔(帳票メールを送信)をいれる。

  4. 【送信する帳票】に「見積書」を選択する。

    ※【送信する帳票】のデフォルトはワークフローアクションに設定した帳票ですが、他の帳票を選択することもできます。

  5. 【OK】をクリック。

  6. 宛先と帳票の確認画面が出るので、再び【OK】をクリックする。(この時点でメールが送信されます。)
    ※正しく送信されているか確認したい場合は、処理結果の【システムログ】をクリックし、タイトルが「自動メール送信」となっているものを選択して、【詳細】をご確認ください。

※見積書以外の各種帳票も同様の操作でメール送信ができます。

※上部メニューの「ワークフロー」をクリックして一括ワークフロー操作を行うと、自動帳票メール送信を一括で行うことができます。

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